You are currently viewing Top 3 des outils digitaux pour les notaires !

Le numérique tend à impacter tous les secteurs d’activité. Les professions libérales comme le notariat ne sont pas du reste. Aujourd’hui, il est plus simple et rapide pour un notaire de faire des formalités, étant donné que la plupart des services qu’il offre sont digitalisés. De la lettre recommandée en ligne à l’Acte Authentique Electronique, les outils digitaux des notaires sont d’une efficacité tangible. Pour votre éclairage sur le sujet, voici une petite sélection de 3 services notariés dont vous pourrez profiter.

La lettre recommandée en ligne

Traditionnellement, la lettre recommandée est une forme de courrier expédiée par la poste avec comme objectif de garder les preuves d’envoi (dates et heures d’expédition et de distribution) à la personne désignée. Elle disparaît progressivement, laissant place à la lettre recommandée en ligne. Cette nouvelle tendance est réglementée et permet aux notaires d’allier la sécurité numérique et judiciaire à l’exercice de leurs activités.

La lettre recommandée en ligne vient donc en remplacement de celle postale. Elle permet la transmission des données authentiques par voie électronique avec des preuves d’expédition et de réception à l’appui. C’est un service qui doit être rendu par un professionnel agréé et qualifié selon le règlement européen eIDAS. Depuis 2019, cette qualification est délivrée en France par l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information).

Tout notaire a donc la possibilité de choisir un prestataire qualifié pour faire expédier de façon électronique ses lettres recommandées. Celui-ci doit pouvoir fournir des garanties sur la non-altération de l’identité de l’expéditeur lors de l’envoi de la lettre recommandée en ligne. Il doit être aussi en mesure, par des procédés techniques fiables, d’identifier le destinataire. L’envoi de courrier recommandé en ligne peut se faire soit par le site internet ou par le biais d’un logiciel fourni par le prestataire.

La clé REAL

C’est un outil digital qui permet d’authentifier toutes sortes d’actes notariés. Après le choix de son prestataire qualifié eIDAS, le notaire doit pouvoir certifier de façon électronique les lettres recommandées et autres documents qu’il souhaite faire expédier. Du même format qu’une clé USB, La clé REAL est une innovation technologique qui facilite donc la tâche aux notaires lors de l’envoi de lettre recommandée en ligne, leur permettant d’y apposer leurs sceaux et signatures électroniques.

La clé REAL permet de dématérialiser la fonction notariale. En tant que notaire, vous aurez un identifiant personnel et appartiendrez à un réseau notarial assez fourni. C’est un outil exclusivement individuel et confidentiel contenant différents certificats, dont un engagement du titulaire et l’ensemble des fonctionnalités dont il pourra bénéficier avec cet outil (plus de détails sur Gataka.fr).

Il faut retenir qu’un notaire détenant une clé REAL s’oblige à exécuter ses obligations selon les normes de l’eIDAS. Il s’engage également à prendre des précautions pour sécuriser ses données lors d’un envoi de lettre recommandée en ligne. Toutefois, en cas de perte, le titulaire pourra remplir certaines formalités indispensables pour en acquérir une nouvelle et faire révoquer l’ancienne. L’autre particularité est que dans un même cabinet, chaque collaborateur assermenté peut avoir sa propre clé REAL.

L’Acte Authentique Electronique (AAE)

Les actes authentiques électroniques prennent le pas sur ceux physiques. Les notaires ont ainsi trouvé le moyen le plus rapide et sûr de démontrer leur efficacité. La profession notariale est en effet, la première à s’être dotée d’un outil digital aussi performant. Aujourd’hui, plus besoin forcément de se déplacer pour obtenir des actes notariés certifiés comme la lettre recommandée en ligne. Cette démarche s’inscrit parfaitement dans le processus de dématérialisation de la profession.

Depuis la signature en 2008 du premier acte authentique électronique, des avancées remarquables ont été constatées dans la profession. Les relations entre les notaires et leurs clients se sont nettement améliorées et les tracasseries se sont considérablement amenuisées. Le notaire a donc la responsabilité d’élaborer des actes qu’il pourra authentifier par son sceau et sa signature électronique, par le biais de sa clé REAL.

Il faut souligner aussi que l’acte authentique électronique du notaire est d’un avantage écologique. La lettre recommandée en ligne permet en fait de ne pas gaspiller à chaque fois du papier pour envoyer les courriers. L’archivage des données est également plus facile. Grâce à aux outils digitaux du notaire, il se met à la disposition de sa clientèle avec la plus grande efficacité.