Les notes de frais sont utilisées par la majorité des entreprises pour le remboursement de certains frais aux employés. Cependant, ils peuvent engendrer des envies de fraude et des différends entre dirigeants et employés. Pour éviter ces situations, voici comment gérer les notes de frais de votre entreprise.
Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
Il n’existe pas d’obligation contraignant une entreprise à un système d’édition de ces notes de frais. Le service de comptabilité peut assurer cette charge manuellement, mais le processus est souvent chronophage et fastidieux.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser l’enregistrement des notes de frais. Les risques d’erreurs sont minimisés et vous dégagez un temps précieux, tout en gagnant en efficacité. Vous économisez de l’argent et vous sécurisez mieux vos données comptables. Par ailleurs, l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais à un impact écologique positif.
Cela entraîne la réduction de votre consommation de papier. Grâce à la solution N2F, révolutionnez votre gestion de notes de frais. En scannant votre note de frais, le logiciel N2F extrait instantanément la date, le montant, la TVA (même multiple), le vendeur, le volume de carburant, le type de repas, les pourboires, les taxes de séjour en 0,8 seconde.
Avec l’archivage à valeur probante, vous n’aurez pas besoin de conserver des papiers pour la gestion des frais professionnels. Vous n’aurez pas besoin non plus de vous connecter à internet pour utiliser votre logiciel. Il est disponible hors-ligne grâce à son application mobile.
Définir une politique de gestion des notes de frais
Selon une étude de la société KDS, 60 % des collaborateurs connaissent des méthodes pour tricher sur leurs notes de frais. Des collaborateurs mal intentionnés peuvent obtenir un remboursement plus conséquent. Ils peuvent gonfler une note de frais ou faire passer une dépense personnelle pour une dépense professionnelle. Pour éviter de subir les conséquences financières des fraudeurs, vous devez définir une politique de gestion des notes de frais.
En premier, définissez un budget adapté selon les dépenses à effectuer au sein de l’entreprise (frais de repas, frais de transport, frais d’hôtels, frais kilométriques avec justificatifs.)
Il faudra aussi encadrer les déplacements professionnels pour éviter les abus. Prévoyez un calendrier des déplacements pour l’organisation des voyages d’affaires et limitez les nombres de personnes. Mettez en place des limites de temps et de remboursements. Toutes ces précautions vous permettront de centraliser toutes les dépenses professionnelles.
