L’externalisation d’archives consiste en un transfert des archives ou documents d’une entreprise vers une autre entreprise prestataire qui en assure l’archivage, la sauvegarde et la mise à jour. Dans cet article, nous allons vous présenter les avantages de cette pratique.
Pourquoi externaliser vos archives ?
L’externalisation des archives est une pratique qui confère plusieurs avantages à votre entreprise.
- Le gain de temps et d’espace
En confiant vos archives, vous gagnez du temps que vous mettrez au service de votre entreprise. En plus, vous gagnez de l’espace, que ce soit en physique ou en numérique.
- La réduction de vos dépenses
L’externalisation des archives vous évite les dépenses que vous faites dans le cadre de la gestion personnelle de vos archives, que ce soit le coût des employés qui les gèrent ou celui de l’espace requis pour le stockage..
- La sécurité et la confidentialité de vos documents
Confier vos archives, c’est éviter une perte ou une destruction de ces dernières. Que ce soit par incendie, inondation, suppression volontaire ou piratage, les dangers sont réels et l’externalisation permet que vos données restent intactes. Les accès à vos données sont parfaitement contrôlés et leur confidentialité est tout à fait garantie.
- Un délai de restitution très court
Un bon prestataire possède un délai de restitution de quelques jours seulement.
- Une expertise de plusieurs années
Vous pouvez trouver des prestataires dotés d’une bonne expertise et d’une expérience avérée dans le domaine. Agréés et certifiés par l’État, ce sont des partenaires de confiance capables de vous accompagner le sur le long terme.
En plus de ces avantages, la mise à jour de vos archives tout en gardant une traçabilité sur elles est possible selon le contrat.
La question juridique sur l’externalisation des archives
Il existe un cadre juridique dans lequel s’inscrit l’externalisation des archives. Votre prestataire doit suivre à la lettre les prescriptions établies par le code du patrimoine, article R 212-22.
