Un employé en situation de mobilité est généralement en permanence hors de l’entreprise, dans une forte autonomie, afin de réaliser des prestations pour l’entreprise pour lequel il travaille. Favoriser au mieux les échanges avec ces employés, constamment à l’extérieur des locaux, peut être bénéfique pour de multiples raisons, dont l’appartenance à une organisation et à une équipe, mais également la bonne compréhension de ce qui se passe depuis le terrain.
Loin de l’entreprise, mais “géographiquement” seulement
Les employés qui travaillent chez les clients peuvent être notamment des techniciens en déplacement, des ouvriers, des commerciaux ou toute autre profession qui nécessite d’être en déplacement.
Quelle que soit l’activité, un tel employé représente l’entreprise car les clients interagissent directement avec eux. Il convient alors que l’employé soit en mesure de représenter au mieux l’organisation qui l’embauche. Pour cela, il doit être en capacité de comprendre les principaux rouages de celle-ci afin de les expliquer au client si besoin.
Liste des échanges à prévoir
L’entreprise doit être en mesure d’envoyer des informations clés à l’employé, relativement facilement afin de lui communiquer certains de ces éléments indispensables :
- planning journalier ;
- changement de planning de dernière minute ;
- note de service ;
- adresses des clients ou fournisseurs ;
- adresse d’un hôtel réservé dans le cadre du déplacement professionnel.
Ceci ne représente qu’une petite liste non exhaustive de communication directe qui peut être assez fréquente. Dans la réalité, il y a très souvent d’autres raisons pour lesquelles des membres de l’entreprise ont besoin de communiquer auprès des intervenants.
A l’inverse, ces derniers ont besoin de communiquer dans l’autre sens afin de remonter les informations suivantes :
- détail des interventions réalisées ;
- interventions terminées à facturer ;
- devis pour une nouvelle intervention ;
- problèmes rencontrés chez les clients ;
- liste des interventions qui nécessitent un second passage ;
- liste de produits à commander ;
- feedback remonté par un client ;
- problème avec le matériel.
Encore une fois la liste n’est pas exhaustive, mais elle permet de se rendre compte des multiples besoins en termes de communication.
Amélioration de la productivité
Si aucune solution technique n’est mise à disposition de l’intervenant, la communication sera probablement désordonnée. Idéalement il convient d’utiliser une plateforme logicielle professionnelle afin de centraliser toutes ces informations sur un même logiciel qui archive chaque message.
Avec un tel logiciel, cela réduit les appels téléphoniques ou les emails. Dès lors, une personne chargée de la coordination à l’entreprise, sera plus efficace pour établir les plannings des passages, pour envoyer les factures aux clients ou encore pour résoudre les anomalies qui se sont déroulées pour les intervenants mobiles.
Bonus : une bonne compréhension des réalités du terrain
Etre en mesure d’échanger régulièrement avec les employés qui sont directement sur le terrain, au contact avec la clientèle, permet d’être plus facilement conscient de leur quotidien et des réalités qu’ils rencontrent. Cette connaissance est bénéfique afin de pouvoir proposer une bonne qualité de service aux clients, mais également une bonne qualité de travail pour les équipes mobiles.
